AM2 Contábil

Guia de Diagnóstico e Implantação

Como implantar cada etapa do plano e quais perguntas fazer para diagnosticar a situação atual em cada área do escritório.

1. Rotina Fiscal

Como implantar

  1. Levantar o regime tributário de cada cliente ativo e organizar por carteira.
  2. Criar um checklist padrão de apuração por regime (Simples, Presumido, Real).
  3. Configurar o sistema fiscal para emissão automática de guias (DAS, DARF, GPS).
  4. Definir um responsável fixo pela conferência de notas de entrada e saída.
  5. Estabelecer prazo interno de revisão do SPED/EFD antes do envio oficial.

Perguntas de diagnóstico

  • Qual o regime tributário de cada cliente e há quanto tempo não é revisado?
  • Existe um checklist formal de apuração ou cada colaborador segue seu próprio método?
  • As guias são emitidas manualmente ou por automação?
  • Quantas notas fiscais são retificadas por mês, e por quê?
  • Quem confere as notas de entrada e saída, e com que frequência?
  • Houve multas ou atrasos nos últimos 12 meses? Quais as causas?

2. Rotina Contábil

Como implantar

  1. Padronizar o plano de contas por segmento e porte de cliente.
  2. Implantar rotina semanal de conciliação bancária com evidência de conferência.
  3. Criar checklist de fechamento mensal (lançamentos, ajustes, balancete).
  4. Definir uma data-limite mensal de fechamento e comunicar aos clientes.
  5. Estruturar revisão cruzada do ECD/ECF antes da transmissão.

Perguntas de diagnóstico

  • O plano de contas é padronizado ou cada cliente tem uma estrutura própria?
  • Com que frequência a conciliação bancária é feita hoje?
  • Existe uma data fixa de fechamento mensal? Ela é cumprida?
  • Quem revisa o balancete antes de liberá-lo ao cliente?
  • Como é feita a checagem cruzada da ECD/ECF?
  • Os indicadores financeiros (DRE, balanço) são analisados ou só entregues?

3. Departamento Pessoal / Folha

Como implantar

  1. Criar checklist de admissão e demissão com os documentos obrigatórios.
  2. Configurar o sistema de folha para cálculo automático de encargos (INSS, FGTS, IRRF).
  3. Montar calendário anual de férias e 13º salário por cliente.
  4. Definir rotina de acompanhamento diário dos eventos do eSocial.
  5. Mapear benefícios e afastamentos recorrentes por cliente.

Perguntas de diagnóstico

  • Existe um checklist de documentos para admissão e demissão?
  • A folha é calculada manualmente ou o sistema automatiza os encargos?
  • Como é hoje o controle de férias e 13º — reativo ou planejado?
  • Quem monitora os eventos do eSocial e com que periodicidade?
  • Há histórico de multas por atraso em eventos do eSocial?
  • Afastamentos e benefícios ficam registrados em algum sistema centralizado?

4. Societário

Como implantar

  1. Criar checklist padrão para abertura, alteração e encerramento de empresas.
  2. Mapear os órgãos e portais usados por tipo de processo (Junta Comercial, Gov.br).
  3. Automatizar a emissão de certidões recorrentes.
  4. Programar revisão anual do enquadramento tributário de cada cliente.

Perguntas de diagnóstico

  • Quanto tempo leva hoje um processo de abertura ou alteração, em média?
  • Existe um responsável único pelo societário ou o processo é informal?
  • As certidões são emitidas sob demanda ou de forma preventiva?
  • Quando foi a última revisão de enquadramento tributário de cada cliente?
  • Há histórico de erros de enquadramento que geraram custo ao cliente?

5. Atendimento e Relacionamento com Cliente

Como implantar

  1. Criar um roteiro de onboarding padrão para novos clientes.
  2. Definir um canal único de atendimento (WhatsApp, e-mail ou portal).
  3. Automatizar a solicitação recorrente de documentos.
  4. Estruturar relatórios gerenciais simples e recorrentes.
  5. Agendar reuniões periódicas de consultoria com a carteira de clientes.

Perguntas de diagnóstico

  • Existe um processo formal de onboarding ou cada cliente é integrado de forma diferente?
  • Quantos canais de atendimento o escritório usa hoje, e eles são centralizados?
  • Como os documentos são solicitados aos clientes atualmente?
  • Os clientes recebem relatórios gerenciais? Com que frequência?
  • Há reuniões periódicas de consultoria ou o contato é só reativo?
  • Qual o tempo médio de resposta a uma dúvida do cliente?

6. Controle de Prazos e Compliance

Como implantar

  1. Consolidar um calendário único de obrigações (mensal, trimestral, anual).
  2. Criar checklist de entregas por cliente, visível para toda a equipe.
  3. Implantar alertas automáticos de vencimento.
  4. Programar auditoria interna trimestral dos processos.

Perguntas de diagnóstico

  • Existe um calendário único de obrigações ou cada área controla o seu?
  • Como a equipe é avisada de prazos próximos do vencimento hoje?
  • Houve entregas em atraso nos últimos 12 meses? Quantas e por quê?
  • Existe checklist de entregas por cliente ou o controle é informal?
  • Já foi feita alguma auditoria interna de processos? Quando?

7. Gestão do Escritório

Como implantar

  1. Redesenhar a distribuição de tarefas por área e por colaborador.
  2. Padronizar as ferramentas e sistemas utilizados por toda a equipe.
  3. Criar um programa contínuo de treinamento sobre mudanças na legislação.
  4. Implantar indicadores de produtividade por equipe e colaborador.

Perguntas de diagnóstico

  • As tarefas são distribuídas de forma clara ou depende da disponibilidade de cada um?
  • Quantos sistemas diferentes a equipe usa hoje? Há sobreposição de ferramentas?
  • Como a equipe é atualizada sobre mudanças na legislação?
  • Existem indicadores de produtividade hoje? Quais?
  • Qual a maior dificuldade da equipe na rotina atual?